Secretaire H/F - Adapeic
- CDD
- Adapeic
Les missions du poste
MISSIONS ET PROFIL DU POSTE
Accueil et communication
Réaliser l'accueil téléphonique et physique
Assurer la réception du courrier entrant et sa répartition
Réaliser tout courrier nécessaire au bon fonctionnement et demandé par le supérieur hiérarchique
Assurer le suivi de la boîte email de l'établissement
Assurer le suivi et l'actualisation de l'affichage obligatoire
Gestion administrative
Compléter et mettre à jour les tableaux de suivis
Alimenter et mettre à jour le Dossier Unique de l'Usager
Réaliser les déclarations auprès des organismes
Être un appui pour le service paie
Gérer la caisse établissement (formulaire de demande de retrait, complétude du brouillard de caisse et vérification des liquidités)
Remettre les demandes d'argent (validé par le/la RD) avec complétude du cahier de suivi Comptabilité
Réaliser les demandes de facturation nécessaires (Bon de livraison : repas extérieur, participation aux transferts.)
COMPETENCES REQUISES
Savoir
Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, PowerPoint), Internet
Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, technique de prise de notes, .)
Maîtrise de l'orthographe
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Savoir-faire
Avoir une expression orale claire
Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée
Savoir-être
Capacité à travailler en équipe
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Capacité de prise d'initiative et d'autonomie
Sens de l'écoute
Capacité de mémorisation
Discrétion professionnelle
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences requises
- Orthographe
- Accueil de la clientèle
- Autonomie
- Excel
- Word
- Pro-activité
- PowerPoint
- Traitement du courrier
- Paie
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation