Secrétaire Notarial H/F - France Travail

Le secrétaire notarial joue un rôle central au sein d'un étude notariale. Il/Elle assure le lien entre le notaire, les clients et les différents intervenants. Ses missions sont multiples et requièrent une grande rigueur, une excellente organisation et une parfaite maîtrise des outils informatiques.MISSIONSAccueil physique des clients et des partenaires : Accueillir avec courtoisie, informer sur les démarches à suivre (envoyer la liste des pièces à envoyer pour ouverture de succession, ouverture de dossier de vente) et orienter vers le clerc ou notaire compétent.Gestion des agendas du notaire et des collaborateurs.Fixer les rendez-vous en présentiel ou téléphonique.Relations avec les tiers : Entretien des relations avec les notaires, les avocats, les agences immobilières, les banques et les autres professionnels du secteur.Gestion administrative : transférer les courriels de la boite générale aux clercs et aux notaires.Ouverture des dossiers informatiques : ouverture des dossiers informatiques et papier.Courrier : Affranchissement du courrier, scan de l'ensemble des courriers pour les clercs.Formalités préalables : Réalisation des formalités préalables, sur demande expresse du rédacteur.Rédaction : Rédaction de courriers, actes simples et documents juridiques sous la direction du notaire.Accueil téléphonique : Accueillir avec courtoisie, informer sur les démarches à suivre et les orienter vers le clerc compétent ou le notaire.Préparation des dossiers pour les rendez-vous : Ouverture des dossiers informatiques sur le logiciel, inscription au tableau excel, ouverture du dossier papier.Assistance technique : Utilisation des logiciels de gestion notariale (Génapi, word, excel). Réalisation de recherches juridiques et administratives.Conditions de travail : Horaires : Temps plein (35h, horaires lundi - vendredi de 9h-12h 14h-18h) pas de télétravail possible, en raison de l'accueil physique de la clientèle et des partenaires.Lettre de motivation impérative avec le CV dans la candidature France Travail Prise de poste immédiate, POEI envisagée

Experience: 2 An(s) - En secrétariat accueilCompétences: Assurer la confidentialité des informations des clients,Classer des documents,Utiliser des logiciels spécifiques au domaine notarial pour la gestion des dossiersQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités juridiquesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Rédaction de courriers