Secrétaire Comptable H/F - Prefecture de Departement Correze

Activités principales

Gestion administrative du RIA :

- Traitement du courrier arrivé avec un enregistrement informatique ;
- Rédaction de courriers ;
- Mise à jour des listings des convives, vérification des indices, actualisation des données ;
- Délivrance, suivi et annulation des badges ;
- Mise à jour des listings de communication ;
- Organisation et animation de la commission des menus mensuelle (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu, envoi et analyse des menus, logistique de la réunion) ;
- Diffusion des menus ;
- Gestion des réunions de l'AGRIA (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu.) ;
- Participation à des réunions et préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement de la structure
- Élaborer et assurer le suivi des conventions et avenants conclus avec les administrations adhérentes ;
- Communication (affichage, mailing.) ;
- Assurer l'archivage et la conservation es documents administratifs.

Gestion comptable et financière du RIA :

- Vérification du chiffre d'affaires des caisses - récupération des chèques et des facturettes des cartes bancaires - enregistrement des chèques - transmission des chèques au CCP ; dépôt d'espèces à la Banque Postale ;
- Contrôler les encaissements quotidiens du restaurant
- Enregistrement des factures fournisseurs et transmission pour règlement au trésorier.
- Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures
- Gestion de la comptabilité et saisie des opérations comptables sur le logiciel dédié
- Établir la facturation des subventions, prestations exceptionnelles et autres recette
- Assurer le lien et la transmission des éléments comptables au comptable ;
- Suivi du compte bancaire, rapprochement bancaire, assurer le suivi des comptes de l'association
- Archivage des documents comptables ;
- Relance des soldes compte client négatif ;
- Participer à l'élaboration du budget prévisionnel
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire et rendre compte aux instances dirigeantes

Suivi de l'exploitation du restaurant :

- Vérification de la facture de prestation alimentaire et des éléments fournis par la société de restauration collective ;
- Enregistrement du nombre de repas ;
- Vérification du paramétrage des caisses ;
- Suivi des éléments statistiques et financiers du prestataire de restauration (décompte des repas servis ; solde des comptes clients ; chiffre d'affaires total des caisses ; chiffre d'affaires ventes des caisses ; détail du chiffre d'affaires par prestation par groupe et famille ; le chiffre d'affaires des ventes global ; la synthèse des opérations financières que cela soit les versements chèque bancaire, carte bancaire, espèces ou tickets ; synthèse de facturation ; synthèse de T.V.A. ; balance..) ;
- Vérification des tarifs applicables aux convives notamment à l'occasion des actualisations des prix dans le cadre du marché ;
- Participation à l'analyse des offres du marché de restauration (lors de l'appel à la concurrence) ;
- Lors d'une panne du matériel en cuisine, obligation d'appeler les fournisseurs pour le dépannage, suivre les contrats de maintenance ;
- Inventaire du mobilier et équipements mis à disposition de la société de restauration collective
par l'AGRIA ;
- Vérification mensuelle consignée de l'état de propreté du restaurant ;
- Inspection des locaux afin de prendre en compte des travaux d'entretien immobilier.
- Veiller au respect des clauses contractuelles par le prestataire de restauration
- Signaler les dysfonctionnement constatés et assurer leur suivi
- Participer à l'amélioration continue de la qualité du service rendu aux convives

Communication et relations avec l'usager

- Assurer la communication interne et externe de l'association
- Diffuser les menus auprès des administrations et des convives
- Réaliser les affichages et supports d'information nécessaires
- Répondre aux demandes des usagers
- Être à l'écoute des convives et assurer le relai de leurs observations auprès des instances concernées

Experience: Débutant accepté

Compétences: Réaliser des opérations comptables,Classer des documents,Savoir s'organiser,Savoir s'adapter,compétences budgétaires et comptables,Savoir analyser,Savoir communiquer,Avoir le sens des relations humaines,Connaissances en gestion associative,Maîtrise des outils bureautiques,Utilisation d'un logiciel de comptabilité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

• Logiciels bureautiques
• Rapprochement bancaire
• Compte-rendu
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier
• Logiciels de comptabilité
• Prise de note
• Rédaction de courriers