Secrétariat Particulier du Directeur de Cabinet H/F - 19

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
1. Missions secrétariat commun
- Assurer l'accueil physique et téléphonique;
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
- Gérer la planification, l'agenda, les déplacements de l'autorité servie;
- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs;
- Gérer le courrier, les parapheurs à l'arrivée et au départ;
- Rédiger plusieurs types de courriers : félicitations, remerciements, informations, etc;

2. Distinctions honorifiques
- Solliciter l'entourage des proposants pour constituer les dossiers d'instruction;
- Constituer et vérifier la complétude des dossiers;
- Suivre les nominations et promotions des distinctions traitées et préparer les courriers de félicitations et les diplômes;
- Mettre à jour les tableaux de suivis relatif aux distinctions honorifiques;
- Planifier les commissions (médaille de la jeunesse, des sports et de l'engagement associatif par exemple).

Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le cabinet, sous la direction d'une sous-préfète, directrice de cabinet, a pour mission d'animer et de coordonner l'action des services chargés de veiller au respect de l'ordre public, à la protection des personnes et des biens et de s'assurer de la cohérence des actions de communication. Il est composé du service des sécurités et du bureau du cabinet.
Le cabinet assure la représentation de l'État auprès des élus, des médias et des représentants socio- économiques du département. Il organise également les déplacements officiels avec les cabinets ministériels dont il est le correspondant permanent. Il suit les affaires électorales, le traitement du courrier, l'instruction des distinctions honorifiques et le protocole.

Composition et effectifs du service :
Le cabinet du préfetest dirigé par une sous-préfète : 26 agents et 2 alternants

Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de cabinet, la cheffe du cabinet.
Liaisons fonctionnelles :
Services de la préfecture et des sous-préfectures, directions départementales interministérielle de l'État, partenaires institutionnels, collectivités territoriales.